Professionelle Lösungen für E-Mail-Archivierung

Noch im Jahr 2005 kommunizierten Unternehmen hauptsächlich via Brief oder Telefon und Telefax miteinander. Das hat sich in den letzten Jahren gründlich geändert. Heute ist die E-Mail als kostengünstiges Medium der Kommunikationsträger Nr. 1 im Geschäftsleben. Doch die stetig größer werdende E-Mail-Flut stellt die Unternehmen inzwischen vor immer größere Herausforderungen.

Im Jahr 2018 wurden in Deutschland rund 850 Milliarden E-Mails* versendet, davon entfiel gut die Hälfte auf den E-Mail-Verkehr zwischen Unternehmen. Terminbestätigungen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Urlaubsgrüße – und Katzenvideos, aber dazu später mehr. Dieser Vielzahl an Nachrichten müssen die Mailserver in den Unternehmen Herr werden.

Aber es geht nicht nur um den Speicherplatz, der durch den E-Mail-Verkehr temporär belegt wird und der Teil der vom Unternehmen zu finanzierenden IT-Infrastruktur ist. Es geht vor allem darum zu erkennen, welche Mails archiviert werden müssen und welche ohne Konsequenzen gelöscht werden dürfen.

Gesetzliche Vorschriften für die Archivierung von E-Mails

Grob formuliert: Alle E-Mails, die geschäftsrelevante Inhalte haben, müssen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Das bedeutet, die elektronischen Nachrichten sowie deren Anhänge müssen vollständig und manipulationssicher archiviert werden und zusätzlich müssen sie jederzeit von Prüforganen (zum Beispiel dem Finanzamt) abrufbar und maschinell auswertbar sein.

Konkrete Vorschriften sind in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) definiert. Und damit Ihnen in Ihrem Unternehmen nicht langweilig wird, müssen Sie selbstverständlich beim Archivieren der E-Mails auch die Regelungen des Datenschutzes beachten und könnten schlimmsten Falls sogar Artikel 10 des Grundgesetzes verletzen. Und nebenbei müssen Sie noch Spam aussieben.

Professionelle Lösungen für die E-Mail-Archivierung

Gern entlasten wir Sie beim Bändigen der E-Mail-Flut und unterstützen Sie beim rechtskonformen Archivieren der elektronischen Post in Ihrem Unternehmen. Die von uns vertriebenen E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server und Benno-Mailarchiv sind praxisbewährt, kostengünstig und sowohl für kleine, mittlere und große Unternehmen geeignet. So können wir dafür sorgen, dass Sie sich wieder mehr um das Wesentliche, nämlich Ihr Kerngeschäft, kümmern können.

MailStore Server

MailStore Server legt 1:1-Kopien aller E-Mails in einem Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin zentral auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Die Lösung ist als Inhouse-Version oder via Cloud verfügbar. 60.000 Kunden - vom kleinen mittelständischen Betrieb bis hin zum Global Player – schätzen den niedrigen Einstiegspreis und die geringen Gesamtkosten.

Benno-Mailarchiv

Benno Mailarchiv ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Plattformen und kann sowohl in der Cloud als auch als E-Mail-Archivierung-as-a-Service oder als installierte Anwendung in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Dabei haben Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten. Zudem können Sie jederzeit Ihre archivierten E-Mails aus der Cloud auf Ihren eigenen Server holen und umgekehrt.

Verbreitete Irrtümer über die Archivierungspflicht von E-Mails

Übrigens gibt es einige Irrtümer, die die Archivierungspflicht von E-Mails betreffen. So kursiert der Glaube, es bestehe keine generelle Pflicht zur Archivierung von E-Mails, denn dies betreffe nur große Unternehmen. Stimmt aber nicht! Denn jedes Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht, unabhängig von seiner Größe, unterliegt den GoBD ( Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und ist daher zur Archivierung seiner elektronischen Post verpflichtet. Und dann gibt es die Ansicht, dass Backups die Archivierung der E-Mails mit abdecken und deshalb keine Archivierungslösung benötigt wird. Stimmt leider auch nicht! Denn Backups werden meist nur einmal täglich durchgeführt. Das bedeutet aber, das Daten, die danach geändert wurden, nicht im Backup enthalten sind. Wer also gesetzeskonform archivieren möchte, benötigt eine Archivierungslösung, die im besten Fall von einem Backup ergänzt wird. Gern beraten wir Sie zu diesem Thema und finden die für Sie beste Lösung.

Katzenvideos vs. Artikel 10 Grundgesetz

Ein Bereich, der im Zusammenhang mit der Archivierungspflicht gern ausgeblendet wird, ist der Datenschutz. Zu kompliziert, zu arbeitsintensiv in der Umsetzung und vor allem in kleinen Unternehmen schwierig umzusetzen. Stimmt aber nicht, wenn Sie im Zusammenspiel mit einer professionellen Archivierungslösung entsprechende verbindliche Regeln im Unternehmen aufstellen.

Ein Beispiel: Unter den 435 Milliarden E-Mails*, die im Jahr 2018 vom Arbeitsplatz aus versendet wurden, befand sich gut ein Drittel mit privaten Inhalten. Verabredungen zum Sport oder zum Feierabendbier. Der Link zum Autohändler mit den größten Rabatten. Und sehr beliebt unter Kollegen Mails wie diese: „Guck mal, Sabine, soooo süüüüß!“ Und im Anhang ein Katzenvideo.

Da aber E-Mails mit privaten Inhalten dem Postgeheimnis unterliegen, welches wiederum in Artikel 10 Grundgesetz verankert ist, dürfen diese E-Mails nicht archiviert werden, da dies ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis und den Datenschutz darstellt.

Sie haben drei Möglichkeiten: Sie untersagen per Anweisung die private E-Mail-Kommunikation über die dienstliche Infrastruktur oder Sie lassen sich von allen Mitarbeitern die Genehmigung zur automatisierten E-Mail-Archivierung auch solcher Nachrichten mit privaten Inhalten erteilen. Oder Sie kontaktieren uns – gern sind wir Ihr Partner und unterstützen Sie bei der Realisierung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen.